ข้อตกลงและข้อความความเป็นส่วนตัวหรือนโยบาย Privacy Policy คือเอกสารที่อธิบายถึงสิทธิและความรับผิดชอบของผู้ใช้งานในการเข้าถึงและใช้งานข้อมูลส่วนตัวในเว็บไซต์หรือแอปพลิเคชันต่าง ๆ ซึ่งสร้างขึ้นโดยบริษัทหรือองค์กรต่าง ๆ เพื่อให้ผู้ใช้งานทราบถึงข้อมูลต่าง ๆ ที่บริษัทจะเก็บรวบรวม ใช้งาน และเผยแพร่ รวมถึงวิธีการดูแลและปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ใช้งานอีกด้วย
นโยบายPrivacy Policy นั้นจะกำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ของการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคล รวมถึงวิธีการใช้งานข้อมูลเหล่านั้น และเมื่อไรที่บริษัทหรือองค์กรจะเผยแพร่ข้อมูลให้กับบุคคลภายนอก อีกทั้งยังระบุบทบาทและหน้าที่ของผู้ใช้งานในการควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลของตนเองได้อย่างชัดเจน
นอกจากนี้ นโยบายPrivacy Policy ยังต้องเป็นเอกสารที่มีความชัดเจน หลากหลาย และสามารถเข้าใจได้ง่ายสำหรับผู้ใช้งาน โดยไม่ควรมีคำศัพท์ทางกฎหมายหรือภาษาที่ซับซ้อนเกินไป และควรมีการอธิบายถึงลิขสิทธิ์และเงื่อนไขการใช้งานของบุคคลที่สามขององค์กรหรือบริษัท
นโยบายPrivacy Policy บางครั้งยังมีการระบุการอัปเดตหรือเปลี่ยนแปลงในคำชี้แจงลำดับที่สำคัญเกี่ยวกับนโยบายนั้น จึงควรมีคำชี้แจงดังกล่าวให้ครบถ้วนและเพียงพอ เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถติดตามและเข้าใจการเปลี่ยนแปลงในการจัดเก็บและใช้งานข้อมูลส่วนบุคคลได้